Система управления задачами TrackStudio Enterprise
TrackStudio — это мощная и гибкая иерархическая система, предназначенная для разработчиков программного обеспечения и ИТ-отделов компаний.
Её специализацией является управление проектами, ошибками, требованиями, техподдержкой клиентов и т. д.
Максим КРАМАРЕНКО
Компания «Гран»
TrackStudio предоставляет современные средства для управления различными типами задач. Система в равной степени подходит как для небольших проектов с простой организационной структурой, так и для проектов со сложными процессами обработки запросов пользователей, требований, тест-планов, тест-кейсов и т. д. TrackStudio позволяет эффективно работать с любым количеством пользователей и групп пользователей, гибко управляя правами доступа ко всем элементам системы.
Благодаря имеющимся в программе фильтрам и отчётам вы можете оценить состояние проектов на любом этапе их производства, вывести информацию о конкретных задачах и сообщениях, а также о том, как сотрудники работали над ними. Поддерживается экспорт данных в форматы MS Excel, MS Project, PDF, HTML, XML и многие другие. Также можно оперативно узнавать о новых задачах и состоянии проектов через систему оповещения по электронной почте или через RSS-каналы.
TrackStudio легко интегрируется с Active Directory, LDAP, NTML. Разработчики программных проектов оценят возможность интеграции с системами контроля версий (SVN, CVS).
Нельзя не упомянуть внутреннюю систему скриптов, а также SOAP-интерфейс, который предоставляет полный доступ к ядру системы для интеграции с внешними приложениями.
Система является платформонезависимой, устанавливается практически на все современные серверы веб-приложений, поддерживается работа со всеми популярными базами данных. Работать с TrackStudio удобно благодаря веб-интерфейсу. На настоящий момент поддерживаются браузеры Internet Explorer 6, 7, Firefox 2, 3 и Opera 9.
Работа в TrackStudio начинается со стандартной процедуры авторизации, где вам предлагается ввести логин и пароль. После ввода правильных данных система перемещает вас на свою основную рабочую страницу (рис. 1).
На странице можно выделить три основных блока.
Для того чтобы создать задачу, нужно выбрать соответствующий пункт меню и заполнить предложенную форму (рис. 2). По умолчанию обязательным к заполнению является только название задачи, но рекомендуется указывать и её подробное описание. Также следует выбрать ответственного за задачу, указать бюджет в часах (об этом ниже) и заполнить ряд других полей (количество полей может быть разным в зависимости от вида конкретной задачи и настроек системы).
В TrackStudio учёт затрат на выполнение задач измеряется в часах. Сотрудники при выполнении каких-либо работ над задачами указывают потраченное на них время. Благодаря этому система всегда позволяет провести подробный анализ состояния проектов и задач за любой период времени, узнать, сколько каждый сотрудник работал над каждым конкретным проектом (или группой проектов), сколько всего было часов потрачено и т. д. В дальнейшем при необходимости можно ввести понятие «стоимость часа времени сотрудника» и в зависимости от него и количества отработанных часов высчитывать заработную плату.
В процессе решения любой задачи она проходит через различные стадии жизненного цикла. В TrackStudio такие стадии называются состояниями. Каждому состоянию должен быть назначен ответственный за выполнение. Когда ответственный выполняет свою работу, он отчитывается об этом, изменяет состояние задачи и указывает потраченное на неё время.
Для изменения состояний, ответственных, а также для учёта рабочего времени и добавления комментариев в TrackStudio применяется система сообщений. Другими словами, чтобы сделать вышеперечисленные действия, пользователь должен написать сообщение к задаче. Для этого необходимо зайти в требуемую задачу, выбрать соответствующий пункт меню и заполнить появившуюся форму (рис. 3). Содержание формы может варьироваться в зависимости от вида задачи и настроек системы.
Таким образом, изменяя состояния и меняя ответственных, мы доводим задачу до логического завершения, когда все работы по ней выполнены. В результате для задачи получаем набор сообщений, по которым можно проследить весь цикл работы и оценить затраты. TrackStudio устроена таким образом, что пользователи могут только добавлять сообщения. Редактировать их нельзя, и это исключает возможность изменения данных «задним числом». Удалять сообщения может только администратор либо другие пользователи, наделённые соответствующими правами.
Для поиска задач и пользователей, соответствующих определённым критериям, в TrackStudio используется система фильтров. Настройки фильтров настолько гибкие, что позволяют искать задачи абсолютно по всем общим признакам (фрагмент окна настройки фильтра приведён на рис. 4), присутствует также полнотекстовый поиск и рекурсивный поиск. Фильтры сохраняются и могут применяться другими пользователями.
Для анализа состояний проектов и задач в Track Studio предусмотрена система отчётов. Отчёт создаётся на основе ранее созданного фильтра; таким образом, список задач в отчёте будет определяться параметрами фильтра. В системе предусмотрено несколько типов отчётов, позволяющих выводить как краткую (рис. 5), так и подробную информацию о задачах, предусмотрены сложные отчёты с динамически вычисляемыми значениями, отдельно сделаны отчёты для оценки рабочего времени пользователей. При желании отчёты можно сопровождать диаграммами.
Для своевременного оповещения пользователей о появлении новых задач и об изменении состояний, уже существующих в TrackStudio задач необходимо настроить оповещения по электронной почте. Для создания оповещения пользователю вначале необходимо указать адрес электронной почты в своих настройках. Правила оповещения формируются на основе уже созданных фильтров задач, также пользователь отдельно выбирает, на какие именно события отсылать сообщения.
Для TrackStudio изначально создано несколько примеров готовых конфигураций, которые можно полноценно использовать, но у каждой компании есть свои собственные пожелания к функциональности системы, поэтому, как правило, на первоначальном этапе работы с системой производят её настройку. Настройку можно производить как с «нуля», так и взяв за основу одну из существующих конфигураций.
В основе настройки системы лежат такие понятия, как процессы и категории.
Процессы — используются для определения жизненного цикла задач в TrackStudio. Они позволяют настраивать права пользователей на изменение состояния задачи и содержат набор свойств: приоритеты, типы пользовательских сообщений, переходы между состояниями и настраиваемые поля.
Категории — определяют типы задач в Track Studio, а также зависимости между ними. При создании категории необходимо выбрать процесс, который будет отражать её поведение, список допустимых подкатегорий, а также какие группы пользователей могут создавать, просматривать и удалять задачи данной категории. Другими словами, категории привязывают процессы к конкретным задачам.
Для создания нового типа задач администратору системы сначала необходимо сформировать процесс для этой задачи. При этом нужно последовательно задать состояния, в которых может находиться задача, типы сообщений для перехода между этими состояниями, приоритеты, а также настраиваемые поля (если требуются).
Настраиваемые поля в TrackStudio создаются для того, чтобы дополнить параметры и свойства задачи, которые отсутствуют изначально. Поля могут быть нескольких типов: строка, текст, дробное число, целое число, дата, список, множественный список, задача, пользователь, URL. Каждое поле имеет индивидуальные настройки прав и разрешений для всех групп пользователей.
Затем нужно создать категорию задачи и связать её с процессом. Важным этапом создания категории является установка разрешений прав доступа пользователей к ней.
Таким образом, создавая новые процессы и категории, администратор системы создаёт структуру, необходимую для конкретного проекта. Отдельно через меню доступны списки пользователей и групп пользователей, где есть все инструменты для эффективного управления ими.
Нельзя не упомянуть встроенный в TrackStudio интерпретатор скриптов. Скрипты используются для вычисления настраиваемых полей, задания триггеров (триггер — это специализированный скрипт, который автоматически срабатывает до, вместо или после изменения задачи) и для импорта данных из CSV-файлов. Для написания скриптов используется похожий на Java язык, который позволяет решать задачи разной сложности: от простых математических операций с полями задач до реализации полноценных алгоритмов обработки данных с использованием циклов и ветвлений.
Подробные инструкции по настройке Track Studio и использованию скриптов есть в документации, поставляемой вместе с системой.
***
TrackStudio — это современный продукт, способный удовлетворить потребности в управлении задачами и проектами любого уровня сложности и объёма. Система совмещает в себе все необходимые инструменты, простоту использования и эксплуатации. Также несомненным плюсом является наличие русскоязычной службы технической поддержки, которая оперативно реагирует на все возникающие вопросы.
В следующей статье будет рассказано об одном из внедрений данной системы.